Say Goodbye to Time Management!

Já desejou que o dia tivesse mais de vinte e quatro horas? Este artigo acompanha o vídeo e mostra porque é que olhar só para a agenda não resolve o problema, e o que muda quando o foco passa para a energia.

Porque é que a gestão de tempo não resolve o problema

Uma boa parte das pessoas que chegam às formações tem a gestão de tempo como o seu grande desafio de produtividade. O tempo não chega para tudo, é um facto — mas o foco na gestão de tempo traz frustração e cansaço, não resultados. Quem olha para o relógio encaixa trabalho nas horas disponíveis; quem olha para a energia escolhe o trabalho que consegue fazer bem naquele momento.

Quatro razões pelas quais a agenda não acompanha a realidade

1. A gestão de tempo não contabiliza todos os factores. Pensar apenas na agenda leva a atribuir tarefas até preencher todos os períodos, com a duração que se acha que cada uma vai demorar. Mas a estimativa raramente é exacta: há interrupções, imprevistos e urgências que estragam o plano.
2. Não somos máquinas. Parte-se do princípio errado de que uma tarefa demora sempre o mesmo tempo. A ideia vem dos modelos de produção industrial: se uma máquina faz uma peça em dez minutos, em duas horas estarão doze peças feitas. Com pessoas, há dias de mais e dias de menos.
3. Não produzimos o mesmo ao longo do dia. A capacidade de produzir às nove da manhã não é igual à das cinco da tarde. Pelas lentes da gestão de tempo, uma hora é sempre uma hora e a produtividade devia ser idêntica — o que só funciona para máquinas.
4. Não temos sempre o mesmo ritmo. Tarefas diferentes trazem estímulos diferentes. No exemplo dado no vídeo, é possível dar formação durante sete ou oito horas, mas não escrever guiões de vídeos ou e-learnings durante oito horas: escrever exige atenção e criatividade diferentes.

O que é a gestão de energia

A pergunta muda de natureza: deixa de ser «tenho tempo para isto?» e passa a ser «tenho energia para o fazer bem agora?». O que cabe num dia depende da tarefa, da pessoa e da curva de energia de cada um.

A bateria do corpo como indicador

Se o corpo tivesse um indicador de bateria, como o do telemóvel, como estaria agora? Com energia, a tarefa adiada despacha-se num tempo justo; com níveis baixos, a mesma tarefa arrasta-se horas sem fim. Fica a pergunta mais desconfortável: a bateria já está viciada e uma noite de descanso já não a recarrega? A prática sugerida é observar a energia ao acordar e ao longo do dia. Há muitas pessoas em risco severo de burnout por trabalharem demasiadas horas sem repor energia.

Perguntas frequentes

Porque é que a gestão de tempo não funciona?

Porque não contabiliza todos os factores — interrupções, imprevistos e urgências estragam o plano — e assume que uma tarefa demora sempre o mesmo tempo, o que vem dos modelos de produção industrial e não corresponde ao trabalho humano.

O que é a gestão de energia?

É gerir a energia disponível em vez das horas da agenda. Como a capacidade de produzir varia ao longo do dia e depende da tarefa, escolher o trabalho ajustado ao momento permite realizá-lo de forma produtiva.

Porque é que não consigo manter o mesmo ritmo todo o dia?

Porque o desgaste aumenta ao longo do dia e tarefas diferentes trazem estímulos diferentes. Dar formação oito horas não é o mesmo que escrever oito horas: cada tipo de trabalho exige atenção e criatividade distintas.

A gestão de energia ajuda a evitar o burnout?

O vídeo defende que sim. Muitas pessoas ficam em risco severo de burnout por trabalharem demasiadas horas sem repor energia. Com o foco na energia, e não no tempo, haveria menos pessoas nessa situação e mais produtividade saudável.

Fontes

• Vídeo “Say Goodbye to Time Management!”, FULL FILL, Março de 2023 — no início deste artigo.
• Foto: Alexandar Todov no Unsplash.