5 Dicas para aumentar a produtividade - Dicas Rápidas de Produtividade Ep.6

Quer aumentar a sua produtividade de forma simples, sem métodos complicados nem mais horas de trabalho? Neste artigo reunimos as cinco dicas apresentadas no vídeo abaixo: preparar a agenda da semana com antecedência, rever o dia no final do dia, transformar tarefas repetidas em hábitos, deixar tempo livre no plano do dia e dividir as tarefas grandes em partes mais pequenas.

Prepare a agenda da semana com antecedência

Tenha a sua lista da semana preparada antecipadamente na agenda, com os pontos que vão ser abordados em cada reunião. Depois, envie-a a todos os participantes com alguma antecedência — no mínimo, 24 a 48 horas antes. Assim, ninguém chega a uma reunião sem saber o que vai ser discutido.

Reserve alguns minutos no final do dia

No final do dia, reserve alguns minutos para rever as metas que conseguiu atingir e as tarefas que ficaram pendentes. Aproveite esse momento para definir os prazos necessários para o que ficou por fazer, em vez de o deixar sem data.

Faça as tarefas repetidas sempre à mesma hora e pela mesma ordem

Existem tarefas que tem de fazer todos os dias. Escolha fazê-las sempre à mesma hora e pela mesma ordem, para que se tornem um hábito. Quando a rotina está criada, deixa de ser necessário pensar muito sobre elas — e essa atenção fica disponível para o que realmente exige mais de si.

Deixe sempre algum tempo livre no plano do dia

Dê sempre algum tempo livre no plano do seu dia para as tarefas que vão surgindo. Um dia planeado ao minuto não sobrevive a um imprevisto; com uma margem de tempo, aquilo que aparece de novo deixa de desequilibrar tudo o resto.

Divida as grandes tarefas em tarefas mais pequenas

Divida as grandes tarefas em tarefas mais pequenas e procure sempre terminar a tarefa que começa. Ao reduzir a dimensão de cada passo, fica mais fácil avançar sem adiar e sem deixar trabalho a meio.

Cinco dicas que funcionam em conjunto

Antecipação, revisão, hábito, tempo livre e tarefas divididas completam-se umas às outras. A preparação da semana evita reuniões sem rumo, a revisão diária mantém os prazos visíveis, os hábitos libertam atenção, o tempo livre absorve o inesperado e as tarefas divididas deixam de ser adiadas.

Perguntas frequentes

Como preparar as reuniões da semana com antecedência?

Prepare a lista da semana na agenda, com os pontos que vão ser abordados em cada reunião, e envie-a a todos os participantes com pelo menos 24 a 48 horas de antecedência.

O que deve fazer nos últimos minutos do dia de trabalho?

Reserve alguns minutos para rever as metas que conseguiu atingir e as tarefas que ficaram pendentes, e para definir os prazos necessários para o que ficou por fazer.

Como transformar tarefas diárias num hábito?

Escolha fazer as tarefas repetidas sempre à mesma hora e pela mesma ordem. Assim, tornam-se um hábito e deixa de ser necessário pensar muito sobre elas para as cumprir.

Porque é importante deixar tempo livre no plano do dia?

Porque há sempre tarefas que vão surgindo. Com algum tempo livre no plano do dia, um imprevisto deixa de desequilibrar o restante planeamento e o trabalho pendente continua a avançar.

Fontes

• Vídeo “5 Dicas para aumentar a produtividade – Dicas Rápidas de Produtividade Ep.6”, FULL FILL, Fevereiro de 2020 — no início deste artigo.
• Foto: David Fintz no Unsplash.