Faça a gestão da sua atenção - Dicas Rápidas de Produtividade Ep. 26

Acredita que a sua maior dificuldade é gerir o tempo? Muitas vezes o problema não é o tempo, é a atenção: basta surgir uma tarefa rápida para largar tudo o que está a fazer. Este artigo mostra o que o vídeo diz sobre a gestão da atenção.

Como pequenas distracções arruínam o fluxo de trabalho

Aparece uma nova tarefa rápida e larga-se tudo o que se está a fazer para a despachar. Estes momentos parecem inofensivos, mas podem arruinar a produtividade e o fluxo de trabalho.

Todos os dias somos bombardeados com estímulos que nos distraem: emails, mensagens e notificações, chamadas, reuniões e até ideias que nos vêm à mente e não queremos esquecer. A menos que exista uma escolha clara sobre onde focar, torna-se muito difícil gerir o esforço e manter um bom fluxo de trabalho.

Isto não é apenas um desafio de gestão do tempo: é um desafio de gestão da atenção.

O que é a gestão da atenção

A gestão da atenção é a capacidade de deixar de lado, de forma constante, os assuntos triviais do dia-a-dia e de direccionar o foco para o que realmente importa.

Segundo a autora e oradora norte-americana citada no vídeo, não se trata de eliminar as distracções: é decidir com intenção a que estímulos responder e dirigir a atenção para as tarefas que acrescentam valor ao dia de trabalho. Na prática, envolve analisar em detalhe as listas de tarefas, criar um ambiente que potencie o foco e eliminar por completo o multitasking.

As consequências são claras: melhores resultados e prazos cumpridos com maior facilidade.

Quatro práticas de gestão da atenção para a equipa

Comece por trabalhar com um propósito. Nos momentos mais difíceis e desmotivantes, é o propósito da missão que dá força para continuar. A equipa deve conhecer a missão da empresa e identificar-se com ela, porque sem alinhamento com os valores pessoais não existe envolvimento.

Depois, priorize com disciplina e recuse com compaixão. O exercício parte da estrutura de objectivos e resultados-chave criada pelo Google: a equipa define três grandes objectivos — as rochas a alcançar na subida à montanha — e, para cada um, dois ou três resultados mensuráveis, registados num documento partilhado.

Em terceiro lugar, defina um horário para ver e responder a notificações. A obrigação de resposta quase imediata a emails e mensagens é prejudicial para a atenção; combine com a equipa que as mensagens são respondidas, por exemplo, a cada duas ou três horas.

Por fim, garanta o apoio e a partilha. Uma reunião de pontapé de saída, antes de começar o dia, permite a cada pessoa partilhar os seus objectivos e mantém o foco alinhado com os da equipa. Se a reunião diária não for confortável, faça-a uma ou duas vezes por semana.

O que fazer no seu próprio dia de trabalho

O vídeo deixa também dicas para o dia de cada pessoa: definir um estado de ocupado ou não incomodar nas plataformas de chat; guardar o telemóvel nos períodos de trabalho e tirar o som; fechar as aplicações e páginas que não precisa; e fazer pausas regulares, afastando a mente dos ecrãs.

Vale a pena espreitar notificações, email e mensagens entre tarefas, em períodos bem definidos, sem interromper uma tarefa a meio. Se tiver uma ideia enquanto trabalha, anote num papel à sua frente e volte ao que tem em mãos: pode retomá-la mais tarde.

Perguntas frequentes

O que é a gestão da atenção?

É a capacidade de deixar de lado os assuntos triviais do dia-a-dia e de direccionar o foco para as tarefas que importam. Não passa por eliminar as distracções, mas por decidir com intenção a que estímulos responder.

Como reduzir as distracções durante o trabalho?

Guarde o telemóvel e tire o som nos períodos de trabalho, feche as aplicações e páginas que não precisa, defina um estado de ocupado nas plataformas de chat e veja notificações e mensagens apenas entre tarefas.

O que fazer quando surge uma tarefa rápida a meio de outra?

Resista ao impulso de largar tudo para a despachar. Anote a ideia num papel à sua frente e mantenha o foco no que está a fazer; mais tarde essa nota permite retomar o assunto sem o esquecer.

Como aplicar a gestão da atenção na equipa?

Comece por partilhar a missão e alinhar os valores pessoais com ela, defina três grandes objectivos com resultados mensuráveis num documento comum, combine tempos de resposta para as notificações e faça uma reunião de início de dia.

Fontes

• Vídeo “Faça a gestão da sua atenção – Dicas Rápidas de Produtividade Ep. 26”, FULL FILL, Abril de 2021 — no início deste artigo.
• Foto: Jonas Leupe no Unsplash.