E16 - Produtividade e Modern Work com Paula Fernandes

Paula Fernandes é Modern Work & Security BG Lead na Microsoft Portugal e é a convidada do 16.º episódio do podcast Produtividade Consciente. A conversa parte de uma pergunta simples — como começa o seu dia de trabalho — e chega às reuniões, às pausas e ao bem-estar que sustentam, ou destroem, a produtividade de uma equipa.

Quem é Paula Fernandes

Paula Fernandes é Modern Work & Security BG Lead na Microsoft Portugal. Trouxe para esta conversa a experiência de quem acompanha, do lado da tecnologia, a forma como as organizações passaram a colaborar, e a sua própria rotina de trabalho remoto: as tentativas, os erros e as soluções que encontrou para estruturar o dia.

Começar o dia antes de a casa acordar

A rotina de Paula Fernandes começa cedo, antes de a família acordar, para aproveitar a hora de maior concentração em tarefas que exigem atenção. Só depois entra na parte familiar do dia — levar o filho ao colégio — e regressa ao trabalho.

Para ela, o dia não deve começar com reuniões a partir do primeiro minuto. Reserva um tempo para organizar, planear e responder ao que é urgente, e só então encaixa as reuniões. A hora de almoço é sagrada: procura caminhar, fazer algum exercício e criar uma pausa real. A tarde divide-se entre blocos de foco e os momentos mais colaborativos.

As reuniões não são a única forma de colaborar

Segundo Paula Fernandes, foi preciso perceber que existe colaboração síncrona e colaboração assíncrona, e que ambas são válidas. A reunião deve ser o momento de tomar decisões e de apresentar ideias, não o modo por defeito de qualquer interacção.

Na sua experiência, isso implica três coisas: reduzir a duração das reuniões, ter um moderador que garanta o cumprimento do objectivo, e dar às pessoas autonomia para dizer que não precisam de estar presentes quando não têm nada a acrescentar. Uma reunião com vinte convocados que não contribuem é tempo retirado ao foco e à aprendizagem.

Reuniões em série e o custo no cérebro

Um dos momentos mais concretos da conversa foi a apresentação de um estudo da Microsoft que acompanhou as ondas cerebrais de catorze pessoas em dois cenários: reuniões umas atrás das outras e reuniões com pausas entre elas. Segundo Paula Fernandes, o impacto é claramente visível — a fadiga e o stress acumulam-se quando não há intervalo para respirar.

Foi essa constatação que a levou a defender pausas de cinco a dez minutos entre reuniões. Não é tempo perdido: é o tempo que permite limpar a cabeça e voltar a estar presente na tarefa seguinte, seja uma reunião, seja um trabalho de concentração.

Fechar o dia de trabalho

Antes, o caminho de volta a casa fazia o fecho do dia. Quem trabalha em casa termina muitas vezes a jornada na mesma mesa onde vai jantar. Para Paula Fernandes, esse fecho tem de ser criado de propósito: rever as tarefas do dia, deixar o que ficou pendente apontado e fazer uma passagem consciente para a vida pessoal.

A tecnologia pode ajudar neste ritual — lembretes programados, reuniões que aparecem encurtadas no calendário e pequenas experiências guiadas que conduzem ao fim da jornada, em vez de deixarem o dia a arrastar-se.

Trabalhar mais horas não é produzir mais

Paula Fernandes cita dados preocupantes: um estudo da Microsoft registou um decréscimo de saúde mental em cerca de quarenta por cento dos inquiridos e quarenta e um por cento a considerar mudar de organização. Para ela, os grupos mais atingidos foram os jovens a entrar no mercado de trabalho e as mulheres, com o papel de cuidadora a pesar de forma particular durante o último ano.

A conclusão que retira é simples: “o autocuidado é fundamental”. Pessoas com bem-estar físico, mental e emocional produzem mais. Por isso insiste que os resultados não se atingem na proporção directa do número de horas trabalhadas, e que cabe às lideranças criar condições para que as pausas sejam normais e não excepções.

Pausas curtas, música e mudar de estado

A conversa terminou com as ferramentas mais simples. Cinco minutos de pausa, uma caminhada até à rua ou subir e descer escadas podem bastar para mudar de estado de espírito. Paula Fernandes contou também que usa música: quando precisa de energia antes de uma reunião, ouve uma canção que a levante; quando precisa de foco, escolhe outra. Nos tempos livres, procura leituras que a afastem do trabalho.

O que fica desta conversa

• Planear a primeira hora do dia antes de entregar a agenda às reuniões.
• Distinguir colaboração síncrona de assíncrona e reservar a reunião para decidir.
• Encurtar reuniões e nomear um moderador que conduza ao objectivo.
• Proteger pausas de cinco a dez minutos entre reuniões seguidas.
• Criar um ritual de fecho do dia de trabalho quando se trabalha em casa.
• Tratar o bem-estar como condição da produtividade, e não como recompensa.

Perguntas frequentes

Porque é que as pausas entre reuniões aumentam a produtividade?

Segundo Paula Fernandes, um estudo da Microsoft que analisou as ondas cerebrais de catorze pessoas mostrou mais stress e fadiga em reuniões seguidas e sem intervalo. Parar cinco a dez minutos limpa a cabeça, reduz a sobrecarga e devolve a capacidade de estar presente na tarefa seguinte.

Qual é a duração ideal de uma reunião de trabalho?

Para Paula Fernandes, o essencial não é o número exacto de minutos, mas reduzir a duração face ao hábito instalado e ter um moderador que garanta o cumprimento do objectivo. Se a reunião serve para decidir ou apresentar uma ideia, deve terminar quando esse objectivo estiver cumprido.

Como se desliga do trabalho quando se trabalha em casa?

Criando um ritual de fecho: revisão das tarefas do dia, registo do que fica pendente para o dia seguinte e uma passagem consciente para a vida pessoal. A tecnologia ajuda com lembretes, mas, para Paula Fernandes, é a intenção de fechar o dia que faz a diferença.

O teletrabalho pode ser sustentável a longo prazo?

Para Paula Fernandes, sim, mas exige condições: pausas respeitadas, autonomia para dizer não a reuniões desnecessárias, lideranças que valorizem o bem-estar e atenção especial a quem entrou no mercado de trabalho em contexto remoto. Sem isso, o modelo tende a gerar fadiga e perda de talento.

Fontes

• Podcast “E16 – Produtividade e Modern Work com Paula Fernandes”, FULL FILL, Outubro de 2021 — no início deste artigo.
• Imagem: cartão do episódio, FULL FILL.