EP03 - Gestão e Produtividade com Ricardo Sousa

Ricardo Sousa, Director Adjunto do Banco de Portugal, é o convidado deste episódio do podcast Produtividade Consciente. A conversa começa na gestão de um departamento com perto de 90 pessoas e atravessa a rotina do caderno de pendentes, a luta contra as notificações, a pausa de almoço e o surf.

Quem é Ricardo Sousa

Ricardo Sousa é Director Adjunto no Banco de Portugal e é o convidado deste episódio do podcast. Fala a partir dessa função: das responsabilidades de gestão de um departamento com perto de 90 pessoas e das práticas que recomenda a quem trabalha com a agenda preenchida.

Gerir perto de 90 pessoas sem estar em todas as tarefas

O departamento de Ricardo Sousa tem perto de 90 pessoas e uma equipa de direcção com um director e dois adjuntos. A responsabilidade mais directa do convidado abrange entre 25 e 35 pessoas, mas o método é claro: não se gere esse dia-a-dia tarefa a tarefa. Para Ricardo Sousa, a resposta está em desenhar orientações e um modelo de funcionamento que multiplique a capacidade de acompanhar o trabalho — definir objectivos, assegurar que as chefias intermédias acompanham os níveis abaixo e controlar o cumprimento.

O caderno que abre e fecha o dia

Para Ricardo Sousa, o dia típico está organizado no início e no fim e é o mais desorganizado possível no meio. Acorda entre as seis e as sete, orienta os dois filhos pequenos, deixa-os na escola e senta-se a trabalhar por volta das oito e meia; o trajecto serve para adiantar telefonemas. Começa por abrir o caderno e ver os pendentes urgentes do dia anterior, antes de olhar para a caixa de correio, que cresce inevitavelmente. O caderno tem três funções: abrir o dia, registar as reuniões — um registo histórico a que volta quando precisa — e fechar o dia, verificando o que ficou por fazer para que a manhã seguinte comece com um plano.

A secretária, o papel e as ferramentas de trabalho

Em casa, a secretária de Ricardo Sousa é mais organizada do que a do Banco: computador, dois cadernos, auscultadores, um copo de chá, o telefone e canetas. No trabalho, o ruído é o papel: reconhece a tendência antiga para imprimir documentos longos, porque não gosta de os ler no ecrã, e as pilhas que se acumulam acabam por ocupar a secretária. Nas ferramentas, diz que o essencial continua a ser o correio electrónico, com uma organização de pastas que lhe permite mapear o que está por fazer. O resto do dia é atravessado por telefone, SMS, WhatsApp, Teams e Webex.

Organização e foco: os dois pilares

Para Ricardo Sousa, há duas características que sustentam quem tem a agenda preenchida. A primeira é ser organizado e planeado: quem não consegue gerir a cadência dos pedidos que chegam vê a fila crescer, acaba o dia frustrado e nunca chega ao fim dos pendentes. A segunda é o foco, que descreve como um extraordinário indutor de produtividade. A mudança concreta foi desligar as notificações: o telefone está sem som e nada interrompe. Só vale a pena ver o que chegou depois de concluir a tarefa em mãos — de dois a três minutos em tarefas simples, blocos de uma a duas horas nas maiores, períodos em que fica desligado do mundo. A formação sobre produtividade que fez ajudou-o a reorganizar ideias que já tinha.

Pausas, energia e o surf antes do trabalho

Ricardo Sousa não marca pausas a relógio, mas considera a pausa de almoço essencial: reserva pelo menos uma hora e vai a casa, ao contrário dos anos em que descia à cantina, comia em quinze minutos e voltava a subir — uma prática pouco saudável que não recomenda. A energia vem também do desporto: corrida, ginásio e, actualmente, surf. Na manhã da conversa tinha ido a Carcavelos às seis e meia e às nove estava já a trabalhar. Para Ricardo Sousa, o surf acrescenta ao exercício uma forma de isolamento, porque fica sozinho com a natureza e deixa o telefone no carro. Fora do trabalho, diz que tem dois projectos: o trabalho e os filhos.

Medir o trabalho e planear o que não se controla

O projecto que mais tempo lhe tem tomado é uma transformação do departamento: fazer de forma mais célere tudo o que já é feito, com outras ferramentas e com métricas. Passa por concentrar todas as actividades num sistema de ponta a ponta e, a partir dele, medir a quantidade de trabalho e os tempos. Num departamento em que cerca de 80% das pessoas têm formação em direito, admite que transportar esta realidade para métricas objectivas é difícil, mas é isso que dá visibilidade sobre as 90 pessoas e permite perceber onde estão os estrangulamentos. Quanto ao maior erro da sua carreira, não aponta um caso concreto: refere um período em que teve uma relação obstinada com o trabalho, sobre o qual diz que “não é saudável e não é sustentável”. Guarda ainda a resposta de um antigo patrão à pergunta onde se via daqui a cinco anos: é preciso planeamento, mas não se pode controlar todas as variáveis.

O que fica desta conversa

• O caderno é o sistema do dia: abre com os pendentes e fecha com o que ficou por fazer.
• Numa equipa grande, definem-se objectivos e acompanha-se através das chefias intermédias.
• Desligar o som e as notificações e ver o que chegou só depois de concluir a tarefa protege o foco.
• A pausa de almoço de pelo menos uma hora, e não quinze minutos à pressa, faz parte de um dia produtivo.
• O surf de manhã cedo serve de isolamento e de reenergização.
• Planear é necessário, mas há variáveis que não se controlam.

Perguntas frequentes

Como é que Ricardo Sousa organiza o dia de trabalho?

Começa por abrir o caderno e rever os pendentes urgentes do dia anterior, antes de olhar para o correio electrónico. No fim do dia verifica o que ficou por fazer e prepara a manhã seguinte.

Como se gere uma equipa de 90 pessoas?

Para Ricardo Sousa, não se gere esse número de pessoas tarefa a tarefa: definem-se orientações e objectivos, as chefias intermédias acompanham o trabalho dos níveis abaixo e controla-se o cumprimento.

Como manter o foco durante o dia de trabalho?

Desligou o som e as notificações de todos os canais e só vê o que chegou depois de concluir a tarefa: de dois a três minutos em tarefas simples, blocos de uma a duas horas nas maiores.

É possível estar verdadeiramente offline nos dias de hoje?

Para Ricardo Sousa, é sobretudo um desafio que impomos a nós próprios. Não atender o telefone mas enviar logo uma mensagem não é estar offline; ele põe o telefone no silêncio e desactiva as notificações à noite.

Fontes

• Podcast “EP03 – Gestão e Produtividade com Ricardo Sousa”, FULL FILL, Dezembro de 2020 — no início deste artigo.
• Imagem: cartão do episódio, FULL FILL.