EP06 - Secretariado e Produtividade com Ana Paula Marques

Como é que uma secretária organiza o próprio dia quando o dia depende de todos os outros? Ana Paula Marques, secretária na eGUPI, no Ministério da Justiça, responde a essa pergunta ao longo de uma conversa sobre antecipação, prioridades e discrição. Fala também das ferramentas que a acompanham, dos pedidos inesperados que já lhe fizeram e da forma como o teletrabalho testou a sua profissão.

Quem é Ana Paula Marques

Ana Paula Marques é secretária na eGUPI, no Ministério da Justiça, com cerca de vinte e cinco anos de percurso em organismos públicos, incluindo passagens pelo Ministério das Finanças e pelo Ministério da Agricultura. Escreve regularmente para o Repórter Sombra e defende que as secretárias se aproximem da associação profissional de secretariado e assessoria, que considera essencial para o desenvolvimento da profissão.

Antecipar em vez de esperar pelo pedido

Para Ana Paula Marques, o dia de uma secretária não começa quando chega o primeiro pedido: começa antes, na antecipação. Preparar a agenda, perceber o que vai acontecer a seguir e ter respostas prontas antes de alguém as pedir é, segundo a convidada, a parte de que mais gosta na actividade. Quem fica à espera de que lhe digam o que fazer, avisa, vê o trabalho complicar-se rapidamente — por isso insiste em antecipar situações em vez de reagir a elas.

Multitasking, prioridades e negociação

Sobre o multitasking, Ana Paula Marques confirma o que muitos já notaram: as secretárias estão entre as pessoas mais capazes de fazer várias tarefas em simultâneo, como estar ao telefone com um interlocutor, consultar o computador e resolver outra situação ao mesmo tempo. Segundo a convidada, as próprias chefias já reconhecem essa característica basilar da profissão, que se desenvolve com a prática.

Mas o multitasking, sozinho, não resolve nada. Quando três pessoas ao mesmo nível fazem pedidos ao mesmo tempo, é preciso decidir pelo grau de importância, negociar e argumentar, e gerir relações interpessoais sem deixar ninguém sem resposta. Para Ana Paula Marques, a prioridade é a melhor forma de usar o tempo disponível.

Ferramentas: mensagens, Word e o bloco de notas

Na mesa de Ana Paula Marques a tecnologia é simples: mensagens, email, Word e o telemóvel, com o WhatsApp a ocupar grande parte da comunicação diária. Ainda assim, há um elemento que resiste a todas as aplicações — um caderno e uma caneta. Para a convidada, é fundamental haver sempre onde apontar, e o bloco acompanha-a de um lado para o outro, mesmo quando existem aplicações próprias para tomar notas no telefone.

Refere também que o espaço de trabalho pode ser usado por outras pessoas, o que exige cuidado redobrado com o que fica à vista.

Pedidos inesperados e o peso dos erros

Numa carreira longa, os pedidos estranhos acumulam-se. Ana Paula Marques conta, sem revelar nomes, episódios de chamadas atendidas com instruções delicadas e de tarefas improvisadas, como encontrar um restaurante difícil de contactar em tempo muito curto. O que fica claro é a lógica da função: proteger o tempo de quem representa e resolver sem alarido, mantendo a discrição como regra.

Também os erros fazem parte do percurso. Recorda um email enviado sem a revisão que seria necessária, num período no Ministério das Finanças, e a noite mal dormida que se seguiu. A lição que retira é assumir as consequências e aprender com elas, em vez de esconder o problema.

Pausas, música e o que recarrega baterias

Para a convidada, a parte mais difícil da vida de uma secretária não é o trabalho em si: é parar. A tendência, admite, é ter sempre pouco tempo para as pausas, e a solução passa por disciplina — organizar o dia em blocos, com tempo para despachar e tempo para descansar. Reconhece ainda que as aplicações do telefone competem por atenção e que é preciso aprender a afastá-lo quando chega a hora de recuperar.

Fora do trabalho, escreve para o Repórter Sombra sobre histórias de pessoas, procurando o lado bonito de cada uma, e deixa de fora política, desporto e religião. O Papillon é um dos livros que já releu três ou quatro vezes. Na música, há dias em que a clássica a ajuda a concentrar e outros em que não consegue trabalhar com som nenhum.

Teletrabalho, equipa e o futuro da profissão

A pandemia testou uma ideia que Ana Paula Marques admite ter recebido com dúvidas: fazer secretariado à distância. Na prática, mostrou-se possível atender chamadas, marcar reuniões e participar em encontros a partir de casa, embora reconheça que o contacto directo facilita muito do que se resolve sem ser preciso dizer. A convidada sublinha ainda que os canais de comunicação se multiplicaram — telefone, email e WhatsApp — e que isso torna mais frequentes as alterações de última hora e as reuniões que acabam por não se realizar.

Sobre o futuro, deixa uma ideia que aplica a toda a profissão: o valor constrói-se em equipa. “Todos juntos somos mais fortes”, afirma, defendendo que as secretárias participem na associação profissional e acompanhem as publicações sobre carreira e saúde que aí são partilhadas.

O que fica desta conversa

• Antecipar o dia é mais produtivo do que reagir aos pedidos à medida que chegam.
• O multitasking só rende quando há prioridades definidas pelo grau de importância.
• Ter sempre onde apontar continua a ser central: bloco e caneta resistem a qualquer aplicação.
• Negociar e argumentar com colegas ao mesmo nível faz parte do trabalho, não é conflito.
• As pausas exigem disciplina e não devem depender do tempo que sobra.
• Assumir os erros e as suas consequências é mais rápido do que tentar escondê-los.

Perguntas frequentes

Como é o dia a dia de uma secretária?

O dia começa antes do primeiro pedido, com a preparação da agenda e a antecipação do que vai acontecer. Depois, junta atendimento de chamadas, mensagens, email, marcação de reuniões e resolução de imprevistos em simultâneo, com prioridades definidas pelo grau de importância de cada assunto.

Qual é a competência mais importante no secretariado?

Para Ana Paula Marques, é a capacidade de antecipar e de fazer várias tarefas ao mesmo tempo sem perder o critério. A isso junta-se a negociação com interlocutores ao mesmo nível, a gestão das relações interpessoais e a discrição sobre tudo o que passa pela secretária.

É possível fazer secretariado em teletrabalho?

Segundo a convidada, sim, embora tenha começado com dúvidas. A experiência mostrou que é possível atender chamadas, marcar reuniões e participar em encontros a partir de casa, ainda que o contacto directo continue a facilitar a resolução de muitos assuntos.

Que ferramentas usa uma secretária no dia a dia?

As mais usadas são o telefone, as mensagens, o email e o Word, com o WhatsApp a assumir grande parte da comunicação. A essas junta-se o caderno e a caneta, que Ana Paula Marques considera indispensáveis para não perder nenhuma nota.

Fontes

• Podcast “EP06 – Secretariado e Produtividade com Ana Paula Marques”, FULL FILL, Janeiro de 2021 — no início deste artigo.
• Imagem: cartão do episódio, FULL FILL.