10 Perguntas para conheceres a tua produtividade

Trabalhar muitas horas não garante que o dia termine com o essencial feito, e a forma de ser produtivo que resulta para uma pessoa pode não resultar para outra. Este artigo parte das dez perguntas do vídeo para ajudar a identificar como cada um trabalha melhor, o que ajuda a manter a atenção e o que trava o dia de trabalho.

Não existe uma só forma de ser produtivo

Há pessoas que trabalham imensas horas e chegam ao final do dia sem a sensação de ter feito o essencial, e há quem planeie um dia rigoroso na véspera para depois o viver em conflito. Existem livros sobre o assunto, mas há sempre alguma coisa que falha. A experiência partilhada no vídeo contraria o que muitas pessoas assumem: há pessoas muito produtivas que funcionam de forma muito diferente entre si. O que funciona com uma pessoa pode não funcionar com outra, nem continuar a funcionar com o tempo. É isso que as dez perguntas ajudam a descobrir.

Tarefas difíceis, notas, horários e prazos

1. Quando tem uma tarefa difícil ou desagradável, prefere começar logo por ela ou deixá-la para o fim? Há quem goste de começar o dia pela tarefa mais difícil, para a tirar do caminho, e quem a deixe para o final. A pergunta revela a forma natural de arrancar com o esforço.

2. Numa reunião, como toma notas: faz uma lista ou prefere desenhar um esquema? Algumas pessoas escrevem notas seguidas; outras organizam as ideias num esquema. Está em causa a forma de arrumar o pensamento enquanto a reunião acontece.

3. Qual é a hora do dia em que é mais produtivo? Há quem arranque com grande produtividade logo ao início do dia e quem sinta dificuldade de manhã, comece com tarefas mais suaves e aumente o rendimento ao final do dia.

4. Como lida com os prazos que causam stress e ansiedade: precisa desse estímulo extra? Há pessoas para quem o prazo é um estímulo e que fazem a tarefa o mais cedo possível; outras não sentem motivação enquanto a data limite não se aproxima, como os estudantes que só estudam nos dias antes do exame.

Planeamento da semana e organização do espaço

5. Planeia a semana no calendário, faz uma lista de tarefas ou segue o andamento? Algumas pessoas gostam de fazer o planeamento no início da semana e de saber o que vão fazer a cada hora. Outras preferem seguir o momento, respeitando as datas limite mas com flexibilidade.

6. Qual é a natureza do seu trabalho e do seu espaço: a ordem ou o caos? Há secretárias em que cada coisa tem o seu lugar e, sem essa ordem, quase não se consegue trabalhar. Noutros casos, o aparente caos funciona: a pessoa sabe exactamente onde está cada coisa.

Trabalhar sozinho, trabalhar em conjunto e fazer pausas

7. Prefere trabalhar sozinho ou com outras pessoas? Há quem trabalhe muito bem sozinho: faz o ponto de situação das tarefas, divide-as, define prazos e o que cada um precisa dos outros. Há também quem goste de trabalhar com outras pessoas, em troca de ideias enquanto executa a tarefa.

8. Quando tem trabalho para fazer, consegue divertir-se ou o trabalho vem sempre primeiro? Algumas pessoas fazem as duas coisas: uma pausa de quinze ou trinta minutos não é problema, porque controlam o tempo e sabem que a tarefa ficará concluída — é autogestão. Outras preferem que o trabalho venha sempre primeiro.

Preparar o dia seguinte e começar projectos

9. Prepara o dia de trabalho no dia anterior ou vai fazendo escolhas ao longo do dia? Há pessoas que preparam o dia na véspera e, quando chegam, só têm de seguir o plano; outras têm uma lista de tarefas e vão fazendo as escolhas ao longo do dia.

10. Quando começa um projecto, pensa primeiro nos resultados ou em quem precisa de estar envolvido? Há quem pense sobretudo no que é esperado e no resultado do projecto; há quem pense primeiro nas pessoas que tem de chamar para estar presentes nesse projecto.

Do vídeo ficam três pontos: saber porque se quer ser mais produtivo, ou seja, a motivação; identificar o que está neste momento a impactar negativamente a produtividade e o que se mudaria, se se pudesse; e conhecer, com estas dez perguntas, a forma como se funciona melhor. O objectivo não é forçar mais produção, é trabalhar de forma mais natural: aumentar a produtividade diminuindo o esforço.

Perguntas frequentes

Existe uma única forma de ser produtivo?

Não. Há pessoas muito produtivas que funcionam de forma muito diferente entre si. A forma que funciona consigo pode não funcionar com outra pessoa e pode mesmo deixar de funcionar com o tempo.

Como lidar com tarefas difíceis e desagradáveis?

Depende da forma de cada um: há quem comece o dia pela tarefa mais difícil, para a despachar cedo, e quem a deixe para o final. Não há uma resposta certa; o importante é reconhecer o que funciona melhor e organizar as tarefas de acordo.

Como descobrir a hora do dia em que se é mais produtivo?

Basta observar o próprio dia: há quem seja muito produtivo logo de manhã e quem arranque com dificuldade e ganhe rendimento ao final do dia. Conhecendo esse horário, é mais fácil colocar nele as tarefas que exigem mais atenção.

Qual é o segredo para aumentar a produtividade?

Conhecer a forma que funciona melhor em cada caso e trabalhar de forma natural, em vez de forçar a produção. As dez perguntas ajudam nesse diagnóstico. O segredo é aumentar a produtividade diminuindo o esforço.

Fontes

• Vídeo “10 Perguntas para conheceres a tua produtividade – Produtividade com Inteligência Ep.1”, FULL FILL, Maio de 2019 — no início deste artigo.
• Foto: Priscilla Du Preez no Unsplash.