Estamos em plena época de férias e, uma das dificuldades mais comuns é organizar o trabalho e deixar tudo preparado para o período de ausência.
Sem uma boa preparação prévia do trabalho corre o risco das suas férias serem interrompidas por chamadas telefónicas:
- Ou porque os seus colegas não estão a par de uma determinada situação que é preciso dar seguimento;
- Ou porque não conseguem encontrar determinados documentos necessários na sua secretária ou no seu computador;
- Ou ainda porque ficou algo por fazer, antes da sua saída, que precisa mesmo de estar pronto e mais ninguém o sabe fazer, para além de si.
A pensar nisto, criámos um vídeo com 5 dicas que vão ajudar a preparar o trabalho para que possa ter umas férias tranquilas.
Veja o vídeo!
Vídeo: 5 Dicas para preparar o trabalho antes das férias – Produtividade com Inteligência Ep.3. Fonte: FULL FILL TV
Depois de conhecer estas dicas, preparar o trabalho antes das férias vai ser muito mais simples!
Acompanhe os nossos conteúdos e, em breve, descubra as 7 dicas que vão facilitar o regresso ao trabalho depois das férias!
Boas férias!
Foto: Simon Migaj no Unsplash
As cinco dicas
1. Defina um substituto
Defina quem vai ficar responsável por realizar as suas tarefas na sua ausência e por tratar de algum imprevisto ou emergência enquanto estiver de férias. Facilite o trabalho do substituto: deixe indicações e contactos úteis para o caso de ser necessário. E um lembrete, que é uma boa notícia: ninguém é insubstituível — se o substituto também vai continuar a sentir-se insubstituível, é sinal de que pode mesmo descansar.
2. Informe que vai de férias
Clientes, fornecedores, colegas e chefia devem saber que vai estar ausente e quem deve ser contactado nesse período. É uma boa prática e ajuda as pessoas a organizarem-se: evita que o contactem durante as férias por assuntos que já podiam estar resolvidos.
3. Ative a resposta automática
Nunca vá de férias sem ativar a resposta automática do e-mail. A mensagem deve informar que está de férias e quem deve ser contactado na sua ausência. É a forma mais simples de evitar que o trabalho o siga.
4. Finalize os trabalhos mais importantes
Não vai conseguir fazer tudo — e, como já escrevemos aqui, nunca conseguimos. O que importa é fechar, antes de sair, as tarefas mais importantes: dá tranquilidade durante as férias, facilita o trabalho do substituto e torna o regresso mais leve.
5. Organize o espaço de trabalho
Antes de sair, organize a secretária, os arquivos e os documentos em papel, arrume os ficheiros no computador e confirme se as cópias de segurança do portátil estão feitas e atualizadas. Deixe uma nota em cima da secretária com a informação sobre o substituto — quem ficar agradece.
E uma ideia extra: traga uma pequena lembrança para quem o substituiu. Se não se lembrar de nada, uma caixa de chocolates é sempre uma boa ideia.
Perguntas frequentes
O que devo preparar antes de sair de férias?
Um substituto responsável pelas suas tarefas, o aviso a clientes, fornecedores, colegas e chefia, a resposta automática de e-mail ativa, o trabalho prioritário fechado e o espaço de trabalho organizado, com uma nota sobre quem fica responsável.
Como evitar ser contactado durante as férias?
Informando quem precisa de saber que vai estar ausente, ativando a resposta automática de e-mail e deixando ao substituto indicações e contactos úteis para resolver o que surgir sem o interromper.
O que deve constar na resposta automática de e-mail?
Que está de férias e a quem deve ser dirigido o contacto na sua ausência, com o nome do substituto. É a forma mais simples de o trabalho não o seguir.
Vale a pena deixar uma lembrança ao substituto?
Vale. Uma pequena lembrança reconhece o trabalho extra de quem o substitui — e, como diz o vídeo, uma caixa de chocolates serve sempre.
Fontes
- Vídeo “5 Dicas para preparar o trabalho antes das férias — Produtividade com Inteligência, Ep. 3”, FULL FILL TV — no início deste artigo.
