Dicas para assumir o controlo da sua agenda

Assumir o controlo da agenda não é definir um horário rígido para fazer todas as tarefas pendentes. É marcar apenas aquilo que inevitavelmente tem de acontecer num determinado dia, a uma determinada hora, sem sobrecarregar os seus dias. O vídeo abaixo apresenta quatro dicas essenciais para o conseguir.

O que significa assumir o controlo da agenda

Assumir o controlo da sua agenda e do seu tempo não passa por encaixar todas as tarefas num horário rígido. Passa por marcar apenas o que tem de acontecer num determinado dia e a uma determinada hora, mantendo prazos realistas e evitando dias sobrecarregados.

Dica 1: marque na agenda apenas os compromissos que têm de acontecer

Reuniões, consultas e outros compromissos que têm de acontecer a uma determinada hora e que não podem ser movidos ficam na agenda. Tudo o resto — as outras tarefas — vai para uma lista de tarefas, sem lhes definir uma hora para serem realizadas.

Dica 2: preserve tempo na agenda para o trabalho pendente

Se é normal ter a agenda cheia de reuniões e outros compromissos, preserve nela tempo para realizar apenas o trabalho que tem pendente. Reserve um período de três a quatro horas para se poder concentrar com um mínimo de interrupções. Há empresas que, por exemplo, permitem que os colaboradores realizem as suas tarefas a partir de casa uma vez por semana.

Dica 3: marque na agenda um bloco para cada projecto

Se tem alguma tarefa ou projecto para desenvolver e acaba sempre por não o fazer, marque na agenda tempo para esse projecto. É provável que o tempo estipulado não seja suficiente para terminar todo o projecto — mas não há problema: agende um novo bloco futuro para avançar com as tarefas que ficarem por fazer.

Dica 4: faça pausas regulares e cuide do corpo

Se quer cumprir o planeamento que fez para o seu dia de trabalho e chegar ao final do dia com energia e capacidade de concentração nas últimas tarefas, tem de fazer pausas regulares ao longo do dia e assegurar que a sua mente — e também o seu corpo — descansam um pouco. Alimentar-se e hidratar-se fazem parte desse descanso.

Uma agenda que se partilha com a equipa

O vídeo termina com um convite a partilhar estas dicas com a equipa e a pensar no que cada pessoa precisa para gerir melhor o trabalho ao longo do dia e aumentar a sua produtividade.

Perguntas frequentes

Assumir o controlo da agenda é ter um horário rígido?

Não. Não se trata de definir um horário rígido para fazer todas as tarefas pendentes, mas de marcar apenas o que inevitavelmente tem de acontecer num determinado dia e a uma determinada hora.

Que compromissos devem ficar marcados na agenda?

Apenas os compromissos que têm de acontecer a uma determinada hora e não podem ser movidos, como reuniões ou outras consultas. Todas as outras tarefas ficam numa lista, sem hora definida.

Quanto tempo deve reservar para o trabalho de foco?

O vídeo sugere um período de três a quatro horas para se concentrar no trabalho pendente com um mínimo de interrupções, sobretudo quando a agenda está cheia de reuniões e de outros compromissos.

O que fazer quando o tempo marcado não chega para terminar um projecto?

Não há problema. Marque na agenda um novo bloco para avançar com as tarefas que ficaram por fazer, para que o projecto continue a ter tempo reservado.

Fontes

• Vídeo “Dicas para assumir o controlo da sua agenda – Dicas Rápidas de Produtividade Ep.3”, FULL FILL, Janeiro de 2020 — no início deste artigo.
• Foto: Paico Oficial no Unsplash.